Resposta direta
Aplicar referências do CONARQ exige identificar as funções da organização, classificar os documentos e documentar decisões sobre captura, acesso, conservação e destinação. Um software isolado não comprova atendimento a todos os requisitos arquivísticos.
O problema que o projeto precisa resolver
Uma instituição reúne documentos de atividades diferentes em pastas chamadas diversos. A busca depende da memória de um colaborador e não há registro de quem decidiu guardar ou eliminar cada conjunto. O diagnóstico deve começar pelas funções e pelos documentos produzidos, preservando o contexto de origem.
Como estruturar a execução
Levantar funções e séries
Entreviste responsáveis de cada área, descreva atividades e identifique séries documentais. Registre produtor, suporte, intervalo de datas, volume e restrições de acesso. Separe diagnóstico de decisão de descarte; uma amostra não autoriza eliminação do conjunto.
Relacionar requisitos a evidências
Monte uma matriz com requisito, aplicabilidade, responsável, evidência e situação. Use a Resolução 48 para estudar digitalização e o e-ARQ Brasil para levantar requisitos de gestão. Não transfira automaticamente uma regra setorial para toda empresa privada.
Validar um fluxo piloto
Escolha uma série com responsável definido. Teste registro, classificação, localização, consulta e devolução. Registre falhas e só amplie após o aceite do gestor do acervo. A aprovação deve indicar exatamente quais operações foram verificadas.
Controles e evidências para o aceite
| Controle | Evidência esperada | Papel sugerido |
|---|---|---|
| Classificação | Plano versionado associado à função produtora | Responsável pelo arquivo |
| Rastreabilidade | Histórico de movimentação por identificador | Custódia |
| Acesso | Matriz de perfis revisada pelo gestor | Gestão da informação |
Os papéis são sugestões de organização do trabalho. Defina os responsáveis e as alçadas do seu projeto antes de executar ações sobre o acervo.
Exemplo didático de aplicação
Em um piloto administrativo, compras e contratos permanecem vinculados aos processos que lhes deram origem. A equipe registra a localização física e a referência digital no mesmo inventário. Quando uma pasta muda de depósito, a movimentação ganha data e responsável. A pesquisa passa a recuperar o contexto do processo, além do nome do arquivo.
Vídeo: três etapas do guia
Aula visual de 24 segundos, sem narração, com texto na tela, legendas e transcrição. Use o manual para os detalhes de execução.
Ler transcrição completa do vídeo
Perguntas frequentes
CONARQ certifica qualquer GED?
A escolha de um GED não equivale a uma certificação geral de conformidade. Avalie requisitos aplicáveis e evidências de funcionamento.
Posso copiar uma tabela de outro órgão?
Use-a como referência de estudo; valide funções, alcance normativo e critérios de avaliação do seu acervo antes de adotá-la.
Qual é o primeiro entregável?
Um diagnóstico com inventário, riscos, responsáveis e escopo de um piloto verificável.
Notícias e referências oficiais
CONARQ: diretrizes para repositórios arquivísticos digitais confiáveis
Referência de arquivo ·
Referência técnica sobre a segunda versão das diretrizes RDC-Arq. Material de referência, sem indicação de nova alteração normativa nesta data.
Ler publicação oficialProjeto a partir de Belo Horizonte, com escopo nacional
A Arquindex apresenta este guia para gestores de arquivo, equipes administrativas e responsáveis pela contratação de serviços documentais. Para planejar um atendimento em BH, na Região Metropolitana ou em outra cidade, informe local do acervo, volume, suporte, restrições de acesso e entregáveis esperados. A proposta deve confirmar logística, execução remota ou presencial e cobertura antes da contratação.
Em projetos com coleta física, registre origem, transporte, conferência e devolução. Em projetos digitais, defina canal de transferência, acesso, janela de migração e aceite. Esses fatores variam conforme o local e o ambiente do cliente.
Solicitar diagnósticocomercial@arquindex.com.brContinue o estudo
Fontes e responsabilidade editorial
Autoria institucional: Arquindex Gestão Documental. Publicação: . Conteúdo técnico de orientação geral, com exemplos didáticos e controles propostos; não representa certificação ou vínculo com órgãos públicos.
As fontes abaixo permitem conferir o contexto. A aplicabilidade normativa e os procedimentos de cada organização precisam de validação por seus responsáveis. Correções e dúvidas podem ser enviadas a comercial@arquindex.com.br, indicando a URL e o trecho.
- CONARQ — Resolução 48: diretrizes de digitalização
- CONARQ — e-ARQ Brasil, versão 2
- CONARQ — diretrizes RDC-Arq, versão 2
Método editorial: síntese original apoiada em fontes identificadas, separação entre referência oficial e recomendação operacional, exemplos sem dados de clientes e revisão por mudança relevante. Nenhum caso desta página deve ser interpretado como resultado de cliente real.